En México, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es quien determina qué contribuyentes están obligados a llevar contabilidad electrónica. Esta obligación se basa en el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) y en las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente.
En términos simples: si tienes actividad empresarial o eres persona moral, casi con certeza estás obligado. La pregunta real es si también debes enviarla al SAT o solo conservarla internamente.
Puntos Clave
- Todas las personas morales están obligadas a llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT.
- Las personas físicas con ingresos superiores a $4,000,000 MXN anuales también deben enviarla.
- El RIF fue eliminado en enero de 2022. Su reemplazo es el RESICO (clave 626).
- Los contribuyentes en RESICO con ingresos menores a $3,500,000 MXN generalmente solo deben conservar su contabilidad, no enviarla.
- No cumplir puede resultar en multas de entre $1,810 y $54,420 MXN según el CFF vigente 2026.
¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad electrónica?
De acuerdo con el Artículo 28 del CFF y las disposiciones de la RMF 2026, están obligados:
- Todas las personas morales sin excepción.
- Las personas físicas con actividades empresariales o profesionales que superen el umbral de ingresos establecido.
- Contribuyentes que reciban o expidan CFDI y tengan obligaciones fiscales formales.
Personas Morales
Las personas morales están obligadas a llevar contabilidad electrónica sin importar su nivel de ingresos. Esto incluye:
- Sociedades mercantiles: anónimas (SA), de responsabilidad limitada (SRL), en nombre colectivo, en comandita simple, y por acciones.
- Asociaciones y sociedades civiles que realizan actividades lucrativas.
- Instituciones de crédito, organizaciones auxiliares y sociedades de inversión.
- Sindicatos, asociaciones profesionales y cámaras industriales o comerciales.
- Fideicomisos cuando el fideicomitente realiza las actividades empresariales.
Cada persona moral debe mantener un registro digital detallado de todas sus operaciones: ingresos, egresos, balances generales y estados de resultados, en los formatos que exige el SAT.
Personas Físicas con Actividad Empresarial
Las personas físicas están obligadas a llevar contabilidad electrónica si cumplen con alguno de estos criterios:
- Tienen ingresos superiores a $4,000,000 MXN en el ejercicio fiscal anterior.
- Realizan actividades empresariales o profesionales (incluyendo servicios profesionales independientes).
- Tienen ingresos por arrendamiento de inmuebles y superan el umbral de ingresos.
- Están en un régimen fiscal que lo exija expresamente según la RMF vigente.
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¿Quiénes están exentos de enviar su contabilidad electrónica al SAT?
No todos los obligados a llevar contabilidad electrónica están obligados a enviarla al SAT mensualmente. Existen facilidades administrativas importantes:
RESICO — Régimen Simplificado de Confianza (clave 626)
Desde el 1 de enero de 2022, el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) fue eliminado y reemplazado por el RESICO. Si estabas en el RIF y no hiciste el cambio, el SAT debió haberte migrado automáticamente. Verifica tu régimen en el portal del SAT.
Los contribuyentes en RESICO con ingresos anuales de hasta $3,500,000 MXN generalmente no están obligados a enviar su contabilidad al SAT, aunque sí deben llevar un registro interno ordenado y conservarlo por al menos 5 años.
Otras facilidades administrativas
- Personas físicas con ingresos anuales hasta $4,000,000 MXN en regímenes que no lo exijan expresamente.
- Contribuyentes con facilidades de comprobación según las reglas de la RMF vigente (sector primario, transporte, entre otros).
- Asalariados puros (régimen de sueldos y salarios) sin actividad empresarial adicional.
Importante: Estar exento de enviar no significa estar exento de llevar. En una auditoría, el SAT puede solicitarte tu contabilidad aunque no la hayas enviado mensualmente.
Requisitos de la Contabilidad Electrónica
Los contribuyentes obligados deben cumplir con los siguientes requisitos técnicos y formales:
- Registro de Transacciones: Cada operación debe registrarse de forma individual y detallada: compras, ventas, gastos, ingresos y cualquier movimiento que afecte la situación fiscal.
- Catálogo de Cuentas: Debes mantener un catálogo de cuentas actualizado conforme al código agrupador del SAT, con la codificación oficial para facilitar la identificación de cada cuenta.
- Balanza de Comprobación mensual: Debe contener saldos iniciales, movimientos del período y saldos finales de todas las cuentas.
- Formato XML: Todos los registros y balanzas deben enviarse en el formato XML especificado por el SAT (versión 1.3 del Anexo 24 de la RMF).
- Pólizas contables: En caso de auditoría o requerimiento, debes poder enviar las pólizas del período solicitado también en XML.
- Resguardo digital: Los registros deben conservarse por un mínimo de 5 años en formato digital, con respaldo de integridad y disponibilidad.
- Firma Electrónica Avanzada (e.firma): Necesaria para validar y enviar la información al portal del SAT.
Plazos y Forma de Presentación
La contabilidad electrónica se presenta de forma mensual. La fecha límite depende del sexto dígito numérico de tu RFC:
| Sexto dígito del RFC | Fecha límite de envío |
|---|---|
| 1 y 2 | Día 20 del mes siguiente |
| 3 y 4 | Día 21 del mes siguiente |
| 5 y 6 | Día 22 del mes siguiente |
| 7 y 8 | Día 23 del mes siguiente |
| 9 y 0 | Día 24 del mes siguiente |
El envío se realiza a través del Buzón Tributario del SAT en el portal sat.gob.mx, utilizando los archivos XML generados por tu sistema de contabilidad y validados con tu e.firma.
Conoce cómo calcular el RFC para personas físicas si tienes dudas sobre tu clave.
Consecuencias del Incumplimiento
No llevar o no enviar la contabilidad electrónica en tiempo y forma puede tener consecuencias serias. El Código Fiscal de la Federación establece sanciones específicas:
Sanciones económicas (Art. 83 y 84 del CFF, actualización 2026)
- No llevar contabilidad: multa de $1,810 a $54,420 MXN.
- No enviar la contabilidad electrónica: multa de $1,810 a $54,420 MXN por cada período omitido.
- Llevarla en forma distinta a la requerida: multa de $1,330 a $33,810 MXN.
- Recargos e intereses sobre diferencias fiscales detectadas en la revisión.
Consecuencias adicionales
- Inicio de auditorías fiscales (revisión electrónica o visita domiciliaria).
- Posible clausura temporal del establecimiento por incumplimiento reiterado.
- Pérdida de beneficios fiscales o facilidades administrativas.
- Dificultad para obtener créditos bancarios o participar en licitaciones públicas.
- Daño a la reputación fiscal de la empresa ante clientes y socios.
Acción recomendada: Si tienes meses atrasados, regulariza tu situación lo antes posible. El SAT ofrece facilidades de corrección antes de que inicien un procedimiento formal. Consulta a tu contador o al propio SAT.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es el fundamento legal de la contabilidad electrónica?
El Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, junto con el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, que detalla los formatos XML, el catálogo de cuentas y los procedimientos de envío.
¿El RIF todavía existe en 2026?
No. El Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) fue eliminado el 1 de enero de 2022. Fue reemplazado por el RESICO (Régimen Simplificado de Confianza, clave 626). Si tu recibo de nómina o algún documento aún menciona el RIF, verifica tu situación en el portal del SAT.
¿Cómo afecta esta obligación a las personas físicas?
Las personas físicas con actividades empresariales o profesionales que superen $4,000,000 MXN en ingresos anuales deben llevarla y enviarla. Las que estén en RESICO con ingresos menores al umbral solo deben conservar sus registros internamente.
¿Qué pasa si estoy en el RESICO y no envío mi contabilidad?
Si tus ingresos están por debajo de los $3,500,000 MXN anuales y estás en RESICO, no tienes obligación de enviarla mensualmente. Pero sí debes conservarla en formato digital por si el SAT la requiere. Verifica siempre con tu contador las reglas específicas de tu situación.
¿Cuál es la importancia de implementarla correctamente?
Más allá del cumplimiento fiscal, una contabilidad electrónica bien llevada mejora el control interno, facilita la toma de decisiones financieras y reduce el riesgo de discrepancias ante una auditoría del SAT.
¿Qué sistema necesito para enviar mi contabilidad al SAT?
Necesitas un sistema de contabilidad que genere archivos XML en el formato del Anexo 24 de la RMF, tu e.firma vigente y acceso al Buzón Tributario en el portal del SAT. Existen opciones gratuitas y de pago en el mercado.
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